#ZamestnavameCizince Administrativa spojená se zaměstnáváním cizinců nekončí ani po tom, co zahraniční zaměstnanec dorazí do Česka a začne pracovat. Co dalšího je třeba udělat a splnit při nebo po jeho nástupu? A jsou povinnosti různé podle toho, jakým způsobem jste cizince zaměstnali? Odpovědi na tyto otázky naleznete v článku.
Po nástupu cizince je třeba si ujasnit, co vše nahlásit úřadům.
Informování Úřadu práce o nástupu
Plánujete zaměstnat cizince, který má v ČR volný přístup na trh práce? Tedy například občany jiných zemí EU, cizince s trvalým pobytem, studenty vysokých škol, držitele azylu nebo doplňkové ochrany (aktuálně ukrajinští uprchlíci), popřípadě držitele karet přechodného pobytu rodinného příslušníka občana EU? Pokud ano, informace o jejich nástupu je třeba hlásit příslušné krajské pobočce Úřadu práce vyplněním tzv. informační karty. Učinit tak musíte nejpozději v den nástupu cizince do zaměstnání.
Zaměstnáváte cizince na základě pracovního povolení? O nástupu takového zaměstnance jste rovněž povinni písemně informovat příslušnou krajskou pobočku Úřadu práce, a to nejpozději v den jeho nástupu. K tomuto informování použijte tzv. formulář o sdělení nástupu.
Zaměstnáváte cizince pomocí zaměstnanecké karty, modré karty nebo ICT karty? Především se ujistěte, že má potvrzení od OAMP (Odbor azylové a imigrační politiky MVČR) o splnění podmínek pro držitele ZK/MK, popřípadě souhlas se změnou zaměstnavatele, pokud se jedná o změnu zaměstnání na území ČR. Až od toho okamžiku totiž může být dotyčný legálně zaměstnán.
Po nástupu takového zaměstnance je třeba na příslušné krajské pobočce ÚP nahlásit obsazení volného místa společně s referenčním číslem zaměstnanecké karty za použití tzv. Formuláře o sdělení nástupu.
Pozor, místní příslušnost krajské pobočky ÚP se neřídí bydlištěm zaměstnance, ale místem, ve kterém je nebo má být zaměstnání vykonáváno. Kromě “papírového” podání formuláře lze krajskou pobočku také informovat elektronicky, prostřednictvím informačního systému datových schránek nebo zasláním e-mailové zprávy na adresu elektronické podatelny.
Informování ÚP o změnách
Úřad práce je třeba informovat také o veškerých změnách.
U cizinců s volným vstupem na trh práce je třeba nahlašovat ukončení zaměstnání, a to do 10 kalendářních dnů. Vzor formuláře najdete na stránkách MPSV.
U zaměstnanců bez volného vstupu je toho o něco víc. ÚP je třeba informovat o tom, že:
- Cizinec nenastoupil do práce. (Toto je třeba oznámit do 45 dnů od splnění podmínek pro vydání zaměstnanecké karty nebo modré karty. U cizince s povolením k zaměstnání to stačí do 10 dnů ode dne zamýšleného nástupu.)
- Cizinec ukončil zaměstnání před uplynutím doby, na kterou bylo povolení vydáno (do 10 dnů ode dne ukončení).
- Zaměstnání bylo cizinci ukončeno výpovědí z některých důvodů uvedených v § 52 písm. a) až e) zákoníku práce nebo dohodou z týchž důvodů (do 10 dnů ode dne ukončení).
- Zaměstnání bylo cizinci ukončeno okamžitým zrušením podle § 56 zákoníku práce (do 10 dnů ode dne ukončení).
K oznámení ukončení poměru z jakéhokoli důvodu využijte formulář sdělení o nenastoupení nebo předčasném ukončení.
Pozor, při ukončení zaměstnání výpovědí, dohodou nebo okamžitým zrušením je zaměstnavatel povinen uvést i důvod ukončení tohoto zaměstnání.
Pokuty
Je dobré vědět, že pokud oznamovací povinnost nesplníte, tak se dle § 140 odst. 1 písm. d) zákona o zaměstnanosti dopouštíte přestupku. Za ten můžete být pokutování částkou do 100 000 korun!
V případě udělení pokuty vám může být znemožněno znovu zaměstnat cizince nebo již existujícímu zaměstnanci nechat prodloužit zaměstnaneckou kartu/modrou kartu. A to v případě, že:
- Vám byla v období 4 měsíců předcházejících podání žádosti pravomocně uložena pokuta za umožnění výkonu nelegální práce
- Pokud zaměstnavateli byla inspektorátem práce v období 3 měsíců předcházejících podání žádosti pravomocně uložena pokuta vyšší než 50 000 Kč
Zdravotní pojištění
Samozřejmostí je stejně jako u českých zaměstnanců zahraniční pracovníky přihlásit ke zdravotnímu a sociálnímu pojištění.
Co se týče zdravotního pojištění, pokud zaměstnáváte cizince s trvalým pobytem, budete jej zde nahlašovat pod rodným číslem. Pod tímto číslem budete platit i odvody.
Ostatním cizincům bude na základě kódu a data narození, které zdravotní pojišťovně nahlásíte, vygenerováno tzv. “evidenční číslo pojištěnce”. Cizinec jej bude používat u lékaře a bude jej mít i na kartičce zdravotního pojištění. Pod tímto číslem budete i platit odvody.
Pozor, úřady mají 30 dní na zpracování přidělení evidenčního čísla pojištěnce, takže se může stát, že ještě v době zpracování první mzdy cizince nebude k dispozici evidenční číslo, pod kterým příslušné odvody zaslat. V takovém případě doporučujeme na pojišťovnu zavolat a domluvit se na dalším postupu.
Cizince, kteří nově získají trvalý pobyt, pošlete na místní pobočku zdravotní pojišťovny, kde tuto skutečnost doloží. Pojišťovna jim na základě potvrzení o trvalém pobytu přidělí rodné číslo, které si v systému sama doplní na místo původního evidenčního čísla pojištěnce. Vy už v tuto chvíli nemusíte dělat nic, ale doporučujeme na pojišťovnu alespoň zavolat a ujistit se, že vše proběhlo.
Sociální pojištění
U sociálního pojištění je vše trochu jinak. Pokud zaměstnáte cizince, který už má přiděleno rodné číslo (ať už má trvalý pobyt nebo ne), budete jej přihlašovat pod ním. Pod tímto číslem budete platit i odvody.
Cizincům, kteří ještě rodné číslo přiděleno nemají, bude po přihlášení zaměstnavatelem vygenerováno “evidenční číslo pojištěnce”. Toto číslo bude jiné než u zdravotního pojištění – upozorněte cizince, že je nemá zaměňovat. Pod tímto číslem budete platit i odvody.
Jakmile je cizinci rodné číslo přiděleno (ať už má trvalý pobyt nebo ne), musíte o této skutečnosti jako zaměstnavatel informovat Českou správu sociálního zabezpečení, aby si mohla čísla vyměnit. Po nahlášení nově přiděleného rodného čísla už budete odvody platit pod ním.
Rodné číslo cizinec obdrží od Odboru azylové a migrační politiky MVČR (OAMP) po několika měsících (pokud již nebylo dodáno dříve, např. při prodloužení jeho pobytu). Držitelům zaměstnaneckých karet jej OAMP zpravidla zašle na adresu zaměstnavatele.
Vedení evidence o zahraničních zaměstnancích
Dalším z důležitých úkonů, které je třeba plnit, je povinnost vedení evidence všech zahraničních zaměstnanců. Do této sféry je rovněž zahrnuta povinnost uchovávání dokladů. Jedná se o kopie dokladů, které prokazují oprávněnost pobytu cizince na území ČR.
Tyto kopie je třeba uchovávat po celou dobu trvání zaměstnání cizince a později po dobu 3 let od ukončení spolupráce.
Uchovávat je třeba např.: identifikační údaje cizince, adresu, číslo pasu, druh práce, místo výkonu a dobu práce, nejvyšší dosažené vzdělání cizince a vzdělání požadované pro výkon povolání, informace o pobytovém a pracovním oprávnění, den nástupu a den skončení nebo vyslání zaměstnance.
Dále je vhodné pro případ kontroly uchovávat v místě pracoviště kopii dokladů, které potvrzují, že s vámi má cizinec pracovněprávní vztah.
BOZP a PO
Stejně jako čeští zaměstnanci musí i cizinci splnit další podmínky, například povinnost zdravotní prohlídky.
Patří sem i školení o BOZP a PO, které musí být provedeno v jazyce, kterému cizinec rozumí. V případě jakýchkoli sporů se totiž inspekce dívá na to, jak bylo školení vedeno, a podle toho se rozhoduje o důsledcích.
Adaptační a integrační kurzy
V neposlední řadě byste měli svým novým zahraničním zaměstnancům připomenout povinnost absolvování adaptačního a integračního kurzu. Hlavními tématy kurzů jsou oblasti, se kterými se každý cizinec nebo cizinka může setkat ve svém každodenním životě. Je tudíž velmi užitečný.
Kurzy nejsou povinné pro všechny, ale pokud zaměstnáváte cizince na zaměstnanecké karty nebo modré karty a žádost nebyla podána přes programy „Vysoce kvalifikovaný zaměstnanec“ a „Klíčový a vědecký personál“, tato nutnost se na ně vztahovat bude. Absolvovat je totiž musí především cizinci s povolením k dlouhodobému pobytu (kam spadají i výše zmíněná oprávnění).
Zbytek druhů oprávnění, jejichž držitelé mají kurzy povinné najdete včetně výjimek vypsaný na speciálním webu MVČR věnovanému tomuto kurzu.
Zajímá vás více o zaměstnávání cizinců v Česku – vízové a jiné imigrační záležitosti, rozhovory, tipy z praxe? Sledujte náš blog a odebírejte náš HR newsletter, aby vám nic neuniklo!
