Zaměstnávání cizinců v České republice je dnes běžnou součástí fungování mnoha firem, zejména v technických, výrobních nebo logistických oborech. Přesto právě v této oblasti vzniká řada komplikací, které mohou výrazně prodloužit celý proces nebo vést až k zamítnutí žádosti.

Často nejde o jeden zásadní problém, ale o několik drobných nesrovnalostí, které se objeví až během kontroly dokumentace. Chybějící podpis, nesoulad údajů nebo špatně připravené potvrzení o ubytování mohou znamenat týdny další administrativy navíc.

Pro HR oddělení je proto důležité nepodceňovat přípravu dokumentů a kontrolovat celý proces už od samotného náboru zaměstnance.

Nesoulad mezi pracovní smlouvou a volným pracovním místem

Jedna z nejčastějších chyb vzniká ve chvíli, kdy údaje v pracovní smlouvě neodpovídají informacím uvedeným u volného pracovního místa na úřadu práce.

Rozdíly se mohou týkat například data nástupu, názvu pozice, místa výkonu práce nebo výše úvazku. Často jde o drobnosti, které na první pohled nepůsobí zásadně, ale úřady je při posuzování žádosti kontrolují velmi detailně.

Pokud údaje nesedí, může být zaměstnavatel vyzván k doplnění nebo opravě dokumentace, což celý proces výrazně zpomalí.

Vyplatí se proto kontrolovat všechny dokumenty ještě před podpisem a ověřit, že všechny informace odpovídají evidenci na úřadu práce.

Chyby a nedostatky v pracovní smlouvě

Pracovní smlouva patří mezi nejdůležitější dokumenty v celém imigračním procesu. Přesto se právě zde objevuje velké množství chyb.

V praxi často chybí podpisy, správně uvedená mzda nebo mzdový výměr. Objevují se také situace, kdy smlouvu podepisuje osoba bez oprávnění jednat za společnost.

Úřady zároveň sledují, zda pracovní smlouva splňuje všechny zákonné náležitosti a odpovídá podmínkám zaměstnanecké karty nebo jiného typu pobytového oprávnění.

Firmy by proto měly mít nastavené interní procesy kontroly dokumentů a používat aktualizované vzory smluv.

Potvrzení o ubytování nestačí „jen podepsat“

Mnoho zaměstnavatelů nebo pronajímatelů se domnívá, že stačí dokument jednoduše podepsat. Ve skutečnosti však úřady kontrolují i to, kdo potvrzení podepsal a zda k tomu měl oprávnění.

Pokud dokument nepodepisuje přímo vlastník nemovitosti, je obvykle nutné doložit plnou moc. Bez ní může být potvrzení považováno za neplatné.

Rejstřík trestů není potřeba jen z domovské země

Řada firem stále počítá pouze s výpisem z rejstříku trestů ze země původu zaměstnance. Ve skutečnosti ale mohou úřady požadovat dokumenty ze všech států, kde cizinec dlouhodobě pobýval.

Typicky jde o země, ve kterých zaměstnanec žil alespoň 6 měsíců během posledních 3 let. To může být problematické zejména u zaměstnanců, kteří studovali nebo pracovali v několika různých státech. Získání těchto dokumentů totiž často trvá týdny nebo i měsíce.

HR oddělení by proto mělo tuto otázku řešit hned na začátku náborového procesu.

Chybějící legalizace dokumentů

Problémem bývá také absence potřebné legalizace dokumentů.

Některé zahraniční dokumenty musí být opatřeny apostilou nebo superlegalizací, jinak je české úřady nemusí uznat. Týká se to například diplomů, rodných listů, oddacích listů nebo výpisů z rejstříku trestů.

Každá země má navíc jiná pravidla a proces legalizace se může výrazně lišit. S těmito komplikacemi se často setkáváme například u zaměstnanců ze třetích zemí. Firmy by proto měly předem ověřit, jaké požadavky platí pro konkrétní stát a počítat s dostatečnou časovou rezervou.

Ověření podmínek až na konci procesu

Chyba vzniká i ve chvíli, kdy firma začne řešit imigrační podmínky až po dokončení náboru.

Často se stává, že zaměstnavatel několik týdnů hledá vhodného kandidáta, připravuje onboarding a plánuje nástup, aby následně zjistil, že zaměstnanec nesplňuje podmínky pro podání žádosti.

Může jít například o nedostatečné vzdělání, nevhodný typ pobytu nebo nesplnění podmínek konkrétní pracovní pozice.

Takové situace znamenají ztrátu času, peněz i kapacit HR týmu. Proto se vyplatí řešit imigrační možnosti ještě před samotným náborem nebo minimálně v jeho úplném začátku.

Při zaměstnávání cizinců rozhodují detaily. Čím dříve firma začne řešit dokumentaci a imigrační podmínky, tím menší je riziko komplikací během procesu.

Dobře nastavené interní procesy pomáhají minimalizovat chyby, zkrátit dobu vyřízení žádostí a snížit administrativní zátěž.

Nejvíce se osvědčuje:

• kontrola dokumentů ještě před podpisem pracovní smlouvy
• ověření vzdělání a pobytového statusu zaměstnance
• příprava správně legalizovaných dokumentů s dostatečným předstihem
• sjednocení údajů ve všech dokumentech
• konzultace imigračních podmínek ještě před zahájením náboru

Pokud si chcete být jistí, že máte vše správně nastavené a vyhnete se nejčastějším chybám v praxi, připojte se k našemu bezplatnému webináři pro HR specialisty a zaměstnavatele.

Na webináři se zaměříme na aktuální změny v imigračních předpisech, nejčastější chyby při zaměstnávání zahraničních pracovníků i praktické tipy, které firmám pomáhají zvládat administrativu efektivněji.

Dozvíte se například:

• jaké změny aktuálně ovlivňují zaměstnávání cizinců
• jaké typy pobytů mohou zaměstnanci využít
• na co si dát pozor při přípravě dokumentů a komunikaci s úřady
• jak předcházet nejčastějším komplikacím v imigračním procesu
• jak zefektivnit spolupráci mezi HR oddělením a zahraničními zaměstnanci

Registrujte se zdarma a získejte praktické informace, které vám pomohou zvládat zaměstnávání cizinců efektivněji a s menším rizikem chyb.

Zdroj fotografie: Canva

Zdroj textu: blog.zamestnavamecizince.cz