Firmy, které zaměstnávají kandidáty ze zahraničí, se často setkávají s různými požadavky na dokumentaci. Jedním z nich je i dokládání bezúhonnosti. U většiny zemí je nutné získat oficiální výpis z rejstříku trestů včetně legalizace a překladu do češtiny.
U USA a Kanady však existuje výjimka, o které mnoho lidí vůbec neví! Místo výpisu mohou kandidáti doložit tzv. affidavit. Tento formulář dokáže celý proces zrychlit klidně o měsíc i více.
Co je to affidavit?
Affidavit je čestné prohlášení o bezúhonnosti, které české úřady umožňují použít jako náhradu výpisu z rejstříku trestů zejména u občanů USA a Kanady.
Jde o krátký dokument v češtině i angličtině, který kandidát pouze vyplní, podepíše a nechá ověřit předepsaným způsobem.
Formulář je dostupný na webu českých ambasád.
Affidavit o bezúhonnosti v praxi
V případech, kdy občan USA nebo Kanady potřebuje doložit bezúhonnost pro účely žádosti o pobyt v České republice, může affidavit plně nahradit výpis z rejstříku trestů. Pokud žadatel podává žádost osobně na české ambasádě nebo generálním konzulátu, může affidavit podepsat přímo před konzulárním pracovníkem, což je pro české úřady dostačující.
Pokud je žádost podána prostřednictvím jiné osoby na základě plné moci (například sportovní klub jedná za hráče) a žadatel už se nachází v České republice, je nutné, aby byl affidavit podepsán před českým notářem. Tento postup zajišťuje, že dokument bude pro české úřady formálně uznatelný a nebude nutné jej doplňovat nebo přepracovávat.
Ve většině případů však žadatel pobývá v zahraničí, a proto se k českému notáři nedostane. V takové situaci je podpis řešen standardně na české ambasádě nebo generálním konzulátu.
Proč je affidavit důležitý právě pro HR
Získání výpisu z rejstříku trestů v Kanadě i USA může trvat týdny. V Kanadě běžně minimálně čtyři, často i déle – a navíc je potřeba zajistit apostilu a překlad
HR týmy tak často čekají několik týdnů jen na jeden dokument, který je k vízové žádosti nezbytný. Affidavit celý proces zkrátí na několik minut.
Hlavní rozdíly mezi USA a Kanadou
USA
Pokud je žádost podávána osobně na české ambasádě nebo generálním konzulátu, kandidát affidavit jednoduše podepíše přímo před konzulárním pracovníkem. Pokud se žádost posílá poštou, musí být podpis ověřen americkým notářem.
Kanada
Zde podpis ověřují i tzv. čeští honorární konzulové, kteří mají oprávnění ověřovat podpisy. U podání poštou se u Kanady obvykle požaduje, aby byl podpis ověřen českým konzulem, nikoli kanadským notářem.
Affidavit již není potřeba nijak legalizovat
Kdy affidavit nestačí
Affidavit nelze použít ve všech případech. Nehodí se například pro cizince jiné národnosti, kteří v USA nebo Kanadě pouze pobývali, ale nejsou jejich občany.
Stejně tak kanadský občan, který dlouhodobě žil v USA, musí pro americké období pobytu dodat standardní americký výpis z rejstříku trestů.
Navíc je vždy potřeba počítat s tím, že v některých typech řízení mohou české úřady i u těchto žadatelů trvat na klasickém výpisu.
Affidavit je tedy výjimka, nikoli univerzální náhrada.
Pro HR je affidavit velkou časovou výhodou. Místo toho, aby kandidát čekal týdny na výpis trestů s apostilou a jeho překladem, může:
- během 5 minut vyplnit formulář,
- během pár minut jej podepsat na ambasádě nebo před notářem,
- okamžitě pokračovat v podání žádosti.
Firmy díky tomu často zkrátí nástupní proces o celé týdny a vyhnou se zbytečné administrativě.
Pokud chcete interní postup, který usnadní nábor ze zahraničí, podpoříme vás s praktickým know-how.
Zdroj fotografie: Canva
