Od roku 2026 se mění způsob, jakým budou zaměstnavatelé plnit své ohlašovací a evidenční povinnosti vůči státu. Klíčovou roli v tom hraje jednotné měsíční hlášení, které sjednocuje dosavadní evidenci zaměstnanců. Týká se to všech zaměstnavatelů, kteří zaměstnávají alespoň jednoho zaměstnance. A ano, týká se to i zaměstnávání cizinců včetně občanů EU.
Pokud pracujete v HR, je důležité pochopit, že nejde jen o nový formulář. Vzniká nový systém registrů, nové identifikátory a nový způsob předávání dat mezi zaměstnavatelem a státem.
Co znamená jednotné měsíční hlášení
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele neboli JMHZ je systém, který sjednocuje dosavadní povinnosti zaměstnavatelů vůči více institucím do jednoho elektronického podání.
Účinnosti nabývá zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, dne 1. ledna 2026.
Smyslem JMHZ je, aby zaměstnavatel podával údaje pouze jednou a v jednotné elektronické formě. Data budou sdílena mezi zapojenými institucemi, mezi které patří zejména MPSV, ČSSZ, Úřad práce ČR, Ministerstvo financí, Finanční správa ČR a Český statistický úřad.
Součástí systému jsou tři základní oblasti:
- Evidence zaměstnavatelů
- Evidence zaměstnanců
- Jednotné měsíční hlášení
Platí JMHZ i pro cizince pracující v České republice?
Ano. Povinnosti vyplývající ze systému JMHZ se vztahují na všechny zaměstnance, včetně zahraničních zaměstnanců.
To znamená, že pokud zaměstnáváte občana třetí země nebo občana EU, budete jej evidovat v registru zaměstnanců a zahrnovat do jednotného měsíčního hlášení stejně jako českého zaměstnance.
Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele nerozlišuje mezi českým zaměstnancem a cizincem. Rozhodující je existence pracovněprávního vztahu nebo jiného vztahu zakládajícího povinnost odvádět příslušné pojistné nebo daň.
Co se u cizinců nemění
Je důležité zdůraznit, že JMHZ nenahrazuje povinnosti vyplývající z pobytového ani pracovněprávního režimu cizinců.
Zaměstnavatel má i nadále povinnost například:
- oznamovat nástup zaměstnání cizince příslušnému úřadu práce podle zákona o zaměstnanosti
- plnit povinnosti vůči Ministerstvu vnitra v oblasti pobytových oprávnění
- uchovávat kopie dokladů opravňujících cizince k pobytu a práci
JMHZ tyto povinnosti nenahrazuje. Zaměstnavatel je musí plnit i nadále vedle nové evidence podle JMHZ.
Na co si dát u zahraničních zaměstnanců pozor
U cizinců může být vyšší riziko nesouladu údajů.
Typicky jde o:
- odlišný zápis jména
- změny cestovního dokladu
- změny pobytového statusu
- více pracovních vztahů
Vzhledem k tomu, že každý zaměstnanec bude veden pod osobním identifikačním číslem a každé zaměstnání pod identifikátorem zaměstnání, bude klíčové, aby byly údaje zadány správně již při registraci.
Chybná nebo neúplná data mohou vést k výzvám k opravě podání.
Jak se tedy mění hlášení nástupu cizinců od 1. dubna 2026?
Od 1. dubna 2026 dochází ke změně v hlášení nástupu zahraničních zaměstnanců. Nově se tato povinnost plní prostřednictvím podání Registrace zaměstnance (REGZEC), která je součástí systému jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele.
Zaměstnavatel musí cizince registrovat nejpozději před okamžikem nástupu do zaměstnání. Registraci je možné provést nejdříve 8 dní před plánovaným nástupem.
U zahraničních zaměstnanců je nutné vyplnit všechny zákonem požadované údaje již při registraci. Na rozdíl od českých zaměstnanců zde není možné využít tzv. předregistraci.
Zaměstnavatelé mají zároveň povinnost doplnit údaje u stávajících zaměstnanců cizinců, jejichž pracovní poměr trvá i po 1. dubnu 2026. Pokud byl jejich nástup dříve hlášen prostřednictvím oznámení nástupu do zaměstnání (ONZ), je nutné dohlásit rozšířený rozsah údajů prostřednictvím podání REGZEC s typem akce „Změna“, a to nejpozději do 30. dubna 2026.
Od 1. dubna 2026 se prostřednictvím REGZEC hlásí také ukončení zaměstnání a změny údajů.
Přidělení identifikátorů v praxi
U stávajících zaměstnanců budou osobní identifikační čísla a identifikátory zaměstnání přiděleny hromadně ze strany ČSSZ. Zaměstnavatel si bude moci od března 2026 stáhnout přehled svých zaměstnanců z ePortálu ČSSZ.
U nových zaměstnanců od 1. dubna 2026 budou identifikátory sdělovány prostřednictvím protokolu o podání po registraci zaměstnance. Informace budou dostupné také na ePortálu ČSSZ.
Harmonogram povinností
Povinnosti zaměstnavatelů v systému JMHZ nabývají účinnosti postupně ve třech hlavních fázích:
- 1. ledna 2026
- 1. dubna 2026
- 1. července 2026
V jednotlivých fázích se liší rozsah povinností týkajících se evidence zaměstnavatele, evidence zaměstnance a měsíčního hlášení.
Je proto důležité sledovat aktuální metodické informace zveřejňované MPSV a ČSSZ.
Zdroj fotografie: Canva
Zdroj textu: cssz.cz, csu.gov.cz, eportal.csu.gov.cz, linkedin.com
