Když do firmy nastupuje zaměstnanec ze třetí země, přebírá HR oddělení kromě běžné agendy i řadu dokumentů od cizinců, se kterými se u českých zaměstnanců nesetká. Podpisy, ověřené kopie i fotografie k pobytovým záležitostem mají svá pravidla, a pokud se nedodrží, úřad dokument v lepším případě vrátí k opravě, v horším ho vůbec neuzná.
Právě drobnosti, které na první pohled působí jako formalita, bývají v praxi nejčastějším zdrojem zdržení. Shrnujeme proto 4 oblasti, na které by si HR mělo dát pozor už při samotném přebírání papírů od zahraničního zaměstnance.
Podpis modrou propiskou omezí pozdější spory při přebírání dokumentů od cizinců
Neexistuje zákon, který by barvu podpisu přímo nařizoval. Zvyk podepisovat se modrou propiskou vychází z praxe: modrý podpis se na první pohled odliší od černého textu i od černobílé kopie, a je tak hůř zaměnitelný nebo padělatelný.
Zaměstnavatel díky tomu snáze pozná originál dokumentu od jeho kopie, což se hodí zejména tam, kde firma pracuje s více vyhotoveními téže listiny.
Doporučujeme proto zaměstnance předem upozornit, aby si na podpis smlouvy, mzdového výměru nebo potvrzení o ubytování vzal propisku s modrým, nikoli černým inkoustem.
Podpis cizince musí odpovídat podpisu v cestovním dokladu
Cizinec by se na všech dokumentech, které předává zaměstnavateli nebo úřadům, měl podepisovat stejným způsobem, jakým je podepsán jeho cestovní doklad. Pokud má zaměstnanec v pasu podpis vyhotovený například čínskými znaky, neměl by na českých dokumentech náhle přejít na podpis latinkou, a naopak.
Důvod je praktický i formální zároveň. Formuláře, se kterými cizinci na úřadech pracují, se běžně vyplňují výhradně latinkou (viz vzor žádosti o zaměstnaneckou kartu), ale samotný podpis je jiná kategorie než vyplněný text a musí zůstat shodný s podobou v pasu.
Když se navíc podpis bude následně ověřovat, tedy legalizovat, je dobré vědět, že podpis vyhotovený jinými znaky než latinkou u nás legalizovat nelze.
Nejednotný podpis napříč dokumenty tak může zkomplikovat i tuto navazující administrativu.
Pracujte jen s ověřenými kopiemi dokumentů
Prostá kopie dokumentu nemá pro úřad žádnou vypovídací hodnotu, dokud se u ní neprokáže, že skutečně odpovídá originálu. K tomu slouží vidimace, tedy ověření shody kopie s listinou, kterou HR pozná podle ověřovací doložky a otisku úředního razítka na dokumentu. Bez této doložky jde jen o obyčejný sken nebo výtisk, který úřad nebude akceptovat.
Podobně je to u potvrzení o ubytování: nestačí, že ho majitel nemovitosti podepsal, úřady navíc kontrolují, zda dokument nese ověřený podpis vlastníka, případně zda ho podepsala osoba s platnou plnou mocí.
Fotografie k pobytovým dokumentům má přesně dané parametry
Fotografie patří mezi náležitosti, které se u pobytových záležitostí řeší opakovaně, a přesto se řeší až na poslední chvíli. Podle požadavků Ministerstva vnitra musí mít rozměr 35 × 45 mm, zachycovat aktuální podobu zaměstnance s neutrálním výrazem a otevřenýma očima, a to na světlém, bílém až světlemodrém nebo světlešedém pozadí. Retuše ani jiné úpravy nejsou přípustné.
V praxi je nejčastější chybou fotografie z fotobudky. Ta zpravidla nesplňuje požadavky na ostrost, pozadí ani rozměry, a úřad ji proto může odmítnout. HR by mělo zaměstnance předem nasměrovat k fotografovi, který fotografie pro úřední účely běžně dělá, a ušetřit tak čas s opakovaným pořizováním snímku.
Shrnutí pro HR při přebírání dokumentů od cizinců
- dokumenty nechte podepisovat modrou propiskou
- zkontrolujte, že se podpis shoduje s podpisem v cestovním dokladu
- pracujte pouze s ověřenými kopiemi a ověřenými podpisy, ne s prostými skeny
- fotografii nechte pořídit u fotografa, ne z fotobudky, a ověřte rozměr i pozadí
Věnovat těmto detailům pozornost hned na začátku ušetří HR i zaměstnanci zbytečné opravy dokumentace a zrychlí celý proces vyřízení pobytových záležitostí.
Zdroj textu: ipc.gov.cz, chyne.cz, praha1.cz
Zdroj fotografie: Canva
